東風公益基金會檔案管理(lǐ)制度

第一條 為(wèi)規範東風公益基金會（以下簡稱基金會）的檔案管理(lǐ)工作(zuò)，提高歸檔的質(zhì)量，充分(fēn)發揮檔案在反映基金會主要職能(néng)活動和基本曆史面貌的查考和憑證作(zuò)用(yòng)，根據基金會實際工作(zuò)情況制定本制度。

第二條 本制度所稱檔案是指基金會在業務(wù)和管理(lǐ)活動中直接形成的具有保存價值的各種文(wén)書材料、照片、音像、出版物(wù)等形式的曆史記錄。

第三條 基金會檔案工作(zuò)實行分(fēn)管領導負責制，建立以秘書處為(wèi)核心、各部門兼職檔案員為(wèi)基礎的檔案管理(lǐ)體(tǐ)系。

第四條 秘書處負責本基金會的檔案管理(lǐ)工作(zuò)。秘書長(cháng)為(wèi)檔案管理(lǐ)的分(fēn)管領導。檔案管理(lǐ)的主要職責是：

（一）制訂基金會檔案管理(lǐ)制度和實施辦法，并負責監督、指導和檢查執行情況；

（二）負責基金會各類檔案、文(wén)件資料的接收、整理(lǐ)、分(fēn)類、保管、利用(yòng)、統計、鑒定和移交；

（三）負責監督指導各部門日常文(wén)件整理(lǐ)工作(zuò)，組織完成基金會文(wén)件材料的立卷、歸檔，及必要的檔案管理(lǐ)業務(wù)培訓。

各部門檔案管理(lǐ)的主要職責是：

（一）确定兼職檔案管理(lǐ)員；

（二）負責本部門文(wén)件收集、整理(lǐ)、分(fēn)類等工作(zuò)；

（三）接受秘書處指導，完成本部門文(wén)件材料的歸檔交接工作(zuò)。

第五條 基金會統一舉辦的、涉及多(duō)部門參與的大型活動、緊急救災等綜合性工作(zuò)，應由主要牽頭部門制作(zuò)專題檔案。沒有牽頭部門的，由負責此項工作(zuò)的分(fēn)管領導指定部門收集整理(lǐ)。專題檔案應在此項工作(zuò)結束後一個月内整理(lǐ)完成，并移交秘書處。

第六條 檔案工作(zuò)實行部長(cháng)負責制。部門檔案整理(lǐ)以年度為(wèi)單位，每年末，各部部長(cháng)提出檔案整理(lǐ)清單，報分(fēn)管領導審批後，由各部門兼職檔案員負責整理(lǐ)，于下一年度6月30日之前移交辦公室。

第七條 明确檔案管理(lǐ)人員和各部門兼職檔案員的崗位職責，并保持檔案管理(lǐ)人員的相對穩定。同時，基金會應在檔案庫房、設備等工作(zuò)條件上給予保障。

第八條 歸檔範圍 鑒于基金會的工作(zuò)現狀，需要歸檔的文(wén)件材料包括以下幾個方面：

（一）綜合管理(lǐ)，包括内部管理(lǐ)規章制度,基金會及各部門工作(zuò)計劃、工作(zuò)總結、項目報告等文(wén)件資料，以及大事記、年報、通訊、宣傳冊、年檢報告、重要的電(diàn)話記錄、公章使用(yòng)等信息資料；

（二）資助管理(lǐ)，包括各類資助管理(lǐ)制度、資助方信息、資助項目文(wén)檔、資助項目評估報告、資助統計分(fēn)析等資料；

（三）捐贈管理(lǐ)，包括捐贈管理(lǐ)制度、捐贈方信息、捐贈項目評估報告、捐贈統計分(fēn)析等資料；

（四）合同協議，包括基金會與合作(zuò)單位或個人簽訂的關于捐贈、合作(zuò)、委托、承辦等事項的協議書、合同書等；

（五）往來文(wén)件，包括基金會與外部單位形成的各種往來文(wén)書，外單位重要來文(wén)，基金會制發的辦字、基字、函字、報字、複字類等文(wén)書；

（六）研究培訓，包括研究報告、研讨會論文(wén)、評估報告、培訓材料等；

（七）宣傳活動，包括各類宣傳、大型活動的策劃方案、總結評估報告、講話發言稿、新(xīn)聞稿，以及在活動中形成或采集到的媒體(tǐ)報道剪輯、圖片、聲像等材料；

（八）财務(wù)管理(lǐ)，包括财務(wù)管理(lǐ)制度、會計政策、年度财務(wù)收支審計報告、财務(wù)統計分(fēn)析等資料；

（九）會議，包括基金會黨組會議、理(lǐ)事會會議、秘書長(cháng)會議、各部門工作(zuò)會議及全國(guó)工作(zuò)會議材料。

第九條 整理(lǐ)原則 基金會文(wén)件實行“雙套制”歸檔，即紙質(zhì)文(wén)件歸檔時，應同時歸檔其對應的電(diàn)子文(wén)件（包括掃描件）。歸檔率、完整率、合格率均應達到95%以上，以便利用(yòng)查考。在紙質(zhì)文(wén)件歸檔時，按照“年度—職能(néng)”的分(fēn)類方案整理(lǐ)，将所有按照第八條的分(fēn)類進行整理(lǐ)。其中，“其他(tā)類”僅為(wèi)暫時存放難以歸類的文(wén)件所用(yòng)，不作(zuò)為(wèi)正式歸檔類别。

第十條 應根據實際工作(zuò)情況，編制科(kē)學(xué)、完整、相對固定的分(fēn)類方案。同級類目的分(fēn)類标準應保持一緻，避免項内文(wén)件重複和交叉的情況出現。若出現歸屬不明确的文(wén)件，可(kě)暫時放入“其他(tā)類”，待分(fēn)類明晰後轉入所屬類目。

第十一條 檔案接收 各部門應做好日常文(wén)件整理(lǐ)工作(zuò)，及時歸檔，保質(zhì)保量按時交接。秘書處應在各類檔案管理(lǐ)規範規定的時間内接收檔案，并辦理(lǐ)交接手續。

第十二條 電(diàn)子文(wén)件命名和目錄格式必須規範，以便查考和計算機輔助檢索。以對應的紙質(zhì)文(wén)件分(fēn)類歸檔模式設置文(wén)件夾及其層次。

第十三條 電(diàn)子文(wén)件以不可(kě)擦寫的電(diàn)子介質(zhì)存儲，應有備份，分(fēn)開保管，并注明相應的紙質(zhì)檔案檔号。

第十四條 定期對電(diàn)子文(wén)件的技(jì )術環境和數據内容進行維護，确保其長(cháng)期、有效利用(yòng)。

第十五條 檔案存放位置标識清楚，便于查找。

第十六條 檔案管理(lǐ)人員必須經常檢查檔案保管情況，及時修複破損、變質(zhì)檔案。

第十七條 根據基金會發展需要開展檔案編研，為(wèi)各項活動提供必要的檔案信息資源。

第十八條 本辦法适用(yòng)于基金會所有部門的檔案資料管理(lǐ)。

第十九條 本制度經2015年12月26日第一屆理(lǐ)事會第八次會議表決通過。

第二十條 本制度的解釋權歸東風公益基金會。